¿Cómo registrar una póliza de tipo flotilla y/o colectiva?

Bienvenido a esta lección de Smart Wallet:Pólizas. En esta sesión vas a aprender cómo cargar correctamente una póliza de tipo flotilla o colectiva en Agenthos.

El registro inicial de este tipo de pólizas es fundamental, ya que involucra múltiples certificados, endosos constantes de altas y bajas, y un manejo de cobranza mucho más dinámico que una póliza individual.

Hacerlo bien desde el inicio significa:

• Gestión ordenada de tu póliza inicial y certificados.

Proceso de Carga: Paso a Paso

1.- Ingresar al Asistente de Carga

• Dirígete a la sección principal y da clic en el botón Asistente.
• Selecciona la opción “Cargar póliza”.
• Ten listo el PDF de la carátula principal (póliza matriz) para subirlo a Agenthos.

2.-Selección del Tipo de Póliza

• Al subir el PDF, el sistema te pedirá identificar el documento.
• Elige la aseguradora y el ramo correspondiente.
• Paso Crítico: En el campo de “Tipo de póliza”, asegúrate de seleccionar Flotilla, Colectividad o Grupo, según sea tu caso (no selecciones individual).
• El lector inteligente de Agenthos reconocerá automáticamente la información del cliente contratante.

3.-Validación de Datos Matriz

• Revisa que el número de póliza, vigencias y el nombre del contratante sean exactos.
• Puedes editar cualquier dato de forma manual si el lector no lo extrajo correctamente por el formato del PDF.
• Agrega los complementos necesarios (condiciones generales, listado inicial de parque vehicular o asegurados, cartas de bienvenida).

4.-Configuración Inicial de Recibos y Cobranza

• Valida el monto total de la póliza matriz, la moneda, el plan de pago y la cantidad de recibos iniciales.
• Asigna a los ejecutivos de cobranza y socios comerciales (subagentes) si corresponde, para que las alertas de cobranza lleguen a las personas indicadas.
• Guarda la póliza.

¿Como importar o asignar tus certificados?

• Importación Masiva: Para la importación masiva, debes utilizar un formato de Excel proporcionado por Agenthos que cuenta con campos específicos para autos, colectivos o grupales. (Recomendada) 
• Carga Manual: Carga los certificados 1 a 1 de forma manual 
  

Gestión de Endosos (Altas y Bajas) y Recibos en Flotillas

Una vez creada la póliza matriz, tu operación diaria consistirá en gestionar los movimientos. Esta es la recomendación de oro en Agenthos para este tipo de pólizas:

• Manejo de Recibos por Endosos: Al aplicar un endoso de incremento (alta) o decremento (baja), el sistema te permitirá elegir cómo manejar la cobranza.
• Regla de Oro: Se recomienda siempre usar recibos independientes para las altas y bajas en lugar de ligarlos a los recibos de la póliza principal. Esto evitará que tu calendario de cobranza y el de tu cliente se vuelva un caos, dándote visibilidad exacta en Pay Tracker de qué certificado se está cobrando o devolviendo.
• Fechas de Inicio: Recuerda que la fecha de inicio del endoso es la que dictará a partir de cuándo se reflejan los cambios en coberturas y cobros.

 Mejores Prácticas y Errores a Evitar

• Cargar como “Individual” por error: Si registras una flotilla como póliza individual, perderás la capacidad de gestionar certificados y reportes agrupados. Asegúrate de clasificarla correctamente desde el Paso 2.
• No subir complementos desde el inicio: Si omites cargar los listados iniciales y condiciones, la información estará dispersa. Carga toda la documentación del cliente (Art. 492) y anexos en la sección de “Complementos de póliza” al momento de registrarla.
• Revolver recibos de endosos con la póliza matriz: Como se mencionó, ligar recibos de altas/bajas a la matriz genera confusión con el cliente y descontrol financiero. Usa la opción de recibos independientes.

Domina el registro de la póliza matriz y verás cómo la administración de movimientos y cobranza en Smart Wallet trabajará a tu favor de forma automática.